Bogor, DKPP- Selama tiga hari ini, Jumat-Minggu (9-11/12),
jajaran sekretariat DKPP khususnya Bagian Administrasi Umum menggelar acara
Peningkatan Kapasitas di Bogor, Jawa Barat. Narasumber acara berasal dari pihak
luar dan para pimpinan DKPP.
Bagian Administrasi Umum terdiri atas tiga
subbagian yakni TU dan Protokol, Monitoring dan Evaluasi, serta Publikasi dan
Sosialisasi. Materi yang disampaikan oleh para narasumber pun berkaitan dengan
tugas pokok dan fungsi tiga subbagian tersebut.
Pada hari kedua, Sabtu (10/12), Ketua DKPP Prof
Jimly Asshiddiqie dan Anggota Dr Nur Hidayat Sardini berkesempatan menjadi
narasumber. Keduanya mendapat materi pembicaraan dengan tema terkait
efektivitas kerja dan tanggung jawab sekretariat sesuai tupoksi.
Prof Jimly mengurai tentang bagaimana membangun
kinerja yang efektif dalam sebuah organisasi. Kunci efektivitas kerja sebuah
organisasi, menurutnya, adalah adanya kerja sama (teamwork) dari setiap
jajaran. Dia juga menegaskan, kapasitas seorang individu dan etos kerja harus
dimiliki oleh semua jajaran sekretariat.
“Saya tekankan, keberhasilan menjalankan tugas
tidak diukur dari berapa banyak orang yang mengerjakan. Tetapi, bagaimana
masing-masing dari kita memiliki kapasitas untuk tugas yang menjadi tanggung
jawabnya. Sedikit orang tapi efektif itu lebih baik,†ungkap Prof Jimly.
Secara umum, Prof Jimly menilai, cara kerja di
DKPP masih belum efektif. Belum terbentuk pola kerja yang teamwork, karena
masing-masing masih sibuk sendiri-sendiri. Untuk itu, dia meminta semua untuk
terus belajar untuk membangun kerja sama yang baik.
“Seni dalam mempertemukan orang itu penting. Kita
harus melatih diri untuk kerja sama dan cocok dengan orang lain. Kecocokan itu
bisa dibina karena kemampuan adaptasi kita tinggi. Itulah hebatnya manusia,†tuturnya.
Senada dengan Prof Jimly, Anggota DKPP Dr Nur
Hidayat Sardini menekankan pentingnya paham tugas bagi semua jajaran
sekretariat DKPP. Dia mencontohkan, mereka yang bertanggung jawab soal
keprotokolan harus paham dengan aturan keprotokolan yang ada di negara ini.
Untuk aturannya dapat dibaca dalam Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 tentang
Keprotokolan.
“Seorang protokol minimal harus paham tentang tata
tempat bagi para pejabat saat acara-acara resmi. Harus paham itu,†tegas Dr.
Nur Hidayat Sardini.
Dia juga memberi perhatian terhadap pelayanan
terhadap para tamu yang berkunjung ke DKPP. Di sini tugas resepsionis
(frontliner) perlu ditinjau lagi. Pada intinya, seorang resepsionis harus tahu
bagaimana menyambut dan melayani tamu dengan baik sesuai keperluannya. Termasuk
yang perlu diperhatikan dari frontline adalah masalah tempat atau posisi mereka.
“Standar perilaku staf frontline harus melayani
dengan baik, luwes, simpati, menyenangkan hati. Hindari cengengesan, senda
gurau, bisik-bisik, culas, judes, atau melengos,†terang dosen FISIP
Universitas Diponegoro Semarang tersebut. (Arif Syarwani)